"진료만 잘하면 되는 줄 알았는데, 병원 운영이 이렇게 복잡할 줄 몰랐어요."

개원한 지 몇 년이 지나면서 많은 1인 동물병원 원장님들이 공통적으로 하시는 말씀입니다. 수의학을 전공하고 진료 실력을 쌓는 것만으로도 충분할 줄 알았는데, 막상 병원을 열고 보니 해야 할 일이 산더미처럼 쌓여있다는 걸 깨닫게 되죠.

아침 일찍 병원 문을 열어 진료 준비를 하고, 하루 종일 환자들을 보다가 마지막 환자를 보내고 나면 어느새 저녁. 테크니션들이 도움을 주지만, 원장으로서 체크해야 할 일들이 여전히 산더미입니다. 오늘 진료한 특이 케이스들을 검토하고, 내일 수술 일정을 점검하고, 직원들과 오늘 있었던 일들을 공유하죠. 게다가 병원 운영 전반에 관한 의사결정은 결국 원장 몫이니 정말 24시간이 모자랍니다.

매일 반복되는 어려움들

특히 힘든 건 복잡한 케이스나 중요한 결정이 필요한 상황들입니다. 테크니션이 "원장님, 이 환자 보호자가 추가 검사에 대해 문의하시는데요"라고 하면 얼른 진료를 마무리하고 문의에 대한 설명을 할 준비까지 해야 하죠. 수술 여부나 치료 방향 같은 중요한 의사결정은 원장이 직접 해야 하니까 늘 긴장감이 있습니다. 그리고 직원들이 대응하기 어려운 까다로운 보호자나 복잡한 상황이 생기면 결국 원장이 나서야 하고요.

또 다른 고민은 동물병원 전체의 일관성을 유지하는 것입니다. 초진으로 한 번 오신 보호자가 그 이후로 다시 안 오시는 경우가 많은데, 리셉션 직원의 응대 방식이나 테크니션의 설명 톤이 각각 다르다 보니 병원 전체의 이미지가 통일되지 않는 느낌이에요. 예방접종이나 정기검진 알림도 체계적으로 관리되지 않아서 놓치는 경우가 많고, 그러면 보호자들이 다른 병원으로 가버리죠.

기존 EMR의 한계도 많이 느껴집니다. 과거 진료 기록을 찾으려면 여러 번 클릭해야 하고, 직원들과 실시간으로 정보를 공유하기도 어려워요. "이 환자 지난번 검사 결과 어디 있어요?" 하면 한참 찾아야 하고, 원장님이 외부에 계실 때는 응급 상황에 대한 소통도 쉽지 않죠.

문제를 해결하는 스마트한 방법들

그런데 이런 문제들이 해결할 수 없는 건 아닙니다. 많은 1인 동물병원이 스마트한 방법으로 이런 어려움들을 극복하고 계시거든요.

먼저 동물병원 내 소통과 업무 효율성을 높일 수 있는 부분부터 개선해보시길 권합니다. 온라인 예약 시스템을 도입하면 접수 직원의 전화 업무 부담이 줄어들고, 예약 확인이나 리마인드 문자도 발송할 수 있습니다. 진료가 끝난 후 자동으로 안내 메시지를 보내주는 것도 가능하고요. 예방접종이나 정기검진 시기가 되면 알림을 자동으로 보내주는 기능도 있어서 놓치는 환자가 훨씬 줄어듭니다.

더 나은 EMR 시스템으로 바꾸는 것도 고려해볼 만합니다. 클라우드 기반으로 되어 있어서 원장님뿐만 아니라 테크니션도 언제든 환자 기록을 빠르게 확인할 수 있고, 검색 기능도 훨씬 직관적이에요. 처방 이력이나 알레르기 정보도 한눈에 보이니까 실수할 위험도 줄어들죠. 특히 모바일 연동이 잘 되어 있어서 진료 중에 촬영한 사진을 바로 차트에 업로드할 수 있고, 원장님이 외부에 있을 때도 응급환자 정보를 직원과 바로 공유할 수 있어서 편리합니다.

업무 프로세스를 체계화하는 것도 중요합니다. 자주 사용하는 처방전은 템플릿으로 만들어두면 매번 새로 작성할 필요가 없고, 동의서나 각종 안내문도 전자화해서 관리하면 직원들이 일관되게 사용할 수 있어요. 하루하루 진료 현황이나 매출도 자동으로 집계되어서 한눈에 볼 수 있으니 동물병원 운영 상황을 파악하기도 쉽습니다. 특히 직원들과 환자 정보를 실시간으로 공유할 수 있어서 "이 환자 어떻게 됐어요?" 같은 질문을 주고받을 필요가 없어지죠.

작은 변화부터 천천히

물론 이 모든 것을 한꺼번에 바꿀 필요는 없습니다. 가장 급한 부분부터 천천히 개선해나가시면 됩니다. 전화 업무가 가장 부담스럽다면 예약 시스템부터 도입하시고, 차트 관리가 번거롭다면 클라우드 기반 동물병원 차트 시스템을 먼저 적용해보세요. 작은 변화라도 누적되면 큰 차이를 만들어냅니다.

1인 동물병원 운영의 핵심은 원장님이 진료에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것입니다. 직원들과의 소통은 원활하게, 반복적이고 번거로운 업무들은 자동화하고 체계화해서, 수의사로서 가장 중요한 역할에 더 많은 시간과 에너지를 쏟을 수 있도록 하는 거죠.

오늘도 몇 번이나 차트를 찾느라 보호자를 기다리게 하셨나요? 작은 불편함들이 매일 반복되면서 쌓이는 스트레스와 비효율을 생각해보시면, 스마트한 해결책을 찾는 것이 얼마나 중요한지 느껴지실 겁니다.