- 벳칭 마케터 HA

벳칭은 ‘플러스벳’이라는 진료차트를 서비스하는 펫테크 스타트업이에요. LG AICC(AI 컨택센터)와 연동된 AI 컨택센터 지원과 네이버 예약 연동 기능을 통해 고객 관리와 온라인 예약 시스템과 더불어 동물병원 운영에 필요한 다양한 기능을 제공하고 있어요. 사용자 친화적인 인터페이스, 예약 및 접수 관리 등 기존 차트가 제공하지 않는 편리한 기능들을 제공하며, 동물병원의 운영 효율성을 높이고, 디지털 전환을 가속화하는 데 기여하고 있죠. 그런데 최근 벳칭이 대대적으로 업무 시스템을 바꿨어요. 그 이유를 함께 살펴볼게요.

왜 시스템을 바꿨을까?

가장 큰 이유는 전사적으로 파일을 공유할 수 있는 공용 드라이브가 부재했고, 기존 사용중인 메신저에서의 히스토리 검색 기능이 제 기능을 하지 못해서 였어요.

파일들이 여기저기 흩어져 있어서 관리가 너무 어려웠어요. 팀에서 필요한 파일을 찾느라 시간을 낭비하고, 중요한 파일은 어디에 있는지 찾기 힘들었죠. 중복된 파일이 많아지면서 혼란도 커졌고요. 결국 업무 효율성은 떨어졌어요. 그래서 ‘이제 진짜 시스템을 바꿔야겠다!’라는 결심을 하게 됐죠. 내부 피드백에서도 ‘팀 간 정보 공유가 어렵다’, ‘파일 관리가 너무 복잡하다’는 의견이 계속 나왔기도 했고요.

바뀐 업무 시스템과 선택한 이유

벳칭이 새로 도입한 업무 시스템은 다음과 같아요

• 인사관리: 하이웍스 → 플렉스

• 업무 메신저: 디스코드 → 슬랙

• 이메일: 하이웍스 → Google Workspace (GWS)

이 툴들을 선택한 이유는 두 가지예요. 편리성과 모바일에서도 쉽게 접근 가능한지가 중요했죠. 원격 근무 및 외근이 잦은 우리 팀에는 사무실 밖에서도 쉽게 접근할 수 있는 시스템이 꼭 필요했어요. Google Workspace는 클라우드 기반이라 어디서나 접속이 가능했고, 슬랙은 디스코드보다 자동화 업무에 특화된 기능들이 많아서 선택하게 됐어요.

플렉스는 직관적인 UI 덕분에 하이웍스보다 인사정보를 더 효율적으로 관리할 수 있었어요. 동료 분들이 직접 데이터를 확인하고 수정하는 것도 훨씬 쉬워졌고요.

슬랙은 디스코드보다 훨씬 업무에 맞는 통합 기능이 많았어요. 파일 공유 시 용량 제한 및 세부 검색 기능 등 협업하는 게 훨씬 수월해졌어요.

시스템 변경의 뒷이야기

이 시스템 변경이 하루아침에 이루어진 건 아니에요. 먼저 기존 시스템에서 불편한 점이 뭔지 조사했고 의견을 모았죠. 그 후 새로운 시스템으로 바꾸기 전에 파일 구조를 정리하고, 파일 관리 규칙도 다시 세웠어요. 그리고 충분한 테스트 기간을 거쳐서 실제 도입했죠. 덕분에 큰 문제 없이 새로운 시스템에 적응할 수 있었어요.

아마 '마케터가 왜 이런 시스템 변경을 주도했지?'라고 생각할 수도 있겠지만, 저는 협업 도구와 생산성 향상에 관심이 많아요. 특히 B2B 마케터로서 다양한 플랫폼을 다루다 보니, 업무 자동화 등에 대한 공부도 자연스레 하게 됐고요.

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"급하게 바꾸기보다는 미리 사전 안내를 하고, 천천히 적응할 수 있게 했어요. 번거로움에도 불구하고 잘 협조해 주셔서 정말 감사했죠." — 벳칭 마케터 HA

테크 스타트업에서 마케터의 역할

테크 스타트업에서 마케터로 일하는 건 생각보다 다양한 역할을 맡게 돼요. 특히, 마케팅 관련 업무를 자동화 해서 반복적인 업무들에 시간을 쓰지 않도록 하는 구조를 만드는 작업. 즉 프로세스를 이해하고 만들 줄 알아야 해요. IT 기업에서의 우선순위는 언제나 ‘프로덕트’에요. 프로덕트를 기반으로 홍보가 이뤄지고, 판매가 이뤄지죠. 그렇다보니 IT 기업에서의 ‘마케팅’은 생소한 분야이기도 해요. 관심이 떨어지는 분야기도 하고요.

이런 환경 속에서 내부 팀과의 원활한 커뮤니케이션은 물론이고 더 많은 마케팅 리드들을 확보할 수 있는 다양한 리드 제너레이션 프로젝트를 진행해야하죠. 항상 효율적으로 일할 수 있는 방법을 찾게되는 요소가 크다 보니, 이번 시스템 변경도 그 연장선상이었던 것 같아요. 업무 범위를 벗어나더라도, 생산성을 높일 수 있는 협업 도구 도입과 자동화는 늘 고려되어야 해요. 기술은 계속 발전하니까요.

시스템 변경의 과정: 준비부터 적응까지

기본 셋팅 과정 새로운 툴로 전환하는 건 생각처럼 쉽지 않았어요. 데이터를 하나하나 옮기고, 새로 설정하고, 사용법도 익혀야 했죠. 특히 플렉스 도입 후에는 인사정보를 전부 옮기느라 시간이 꽤 걸렸어요. 하지만 이 과정을 통해 데이터를 더 체계적으로 관리할 수 있게 됐죠.

적응 시간과 생산성 향상 새 시스템에 적응하는 동안 크고 작은 문제들도 있었어요. 슬랙 도입 초기에는 알림이 너무 많아 혼란스러워하는 분들도 있었죠. 그래서 교육 세션을 통해 불필요한 알림을 줄이는 방법을 공유하고, 효과적인 소통 방식을 익혔어요.

• 도입 후의 눈에 띄는 변화

시스템 전환 후, 검색기능을 활용해 이전 히스토리들을 곧바로 찾을 수 있어졌고, 슬랙이 지원하는 다양한 업무 자동화 기능들을 통해 바로 바로 담당자에게 필요한 알림을 보낼 수 있었어요. 업무 생산성이 좋아진거거죠.

• 시스템 변경을 고민하는 스타트업을 위한 팁

다른 스타트업도 시스템 변경을 고민하고 있다면, 사전 교육을 꼭 충분히 제공하세요. 새로운 툴을 처음 접하는 분들은 혼란스러울 수밖에 없거든요. 그리고 기본적인 파일 백업과 검토 과정도 필수예요. 데이터를 안전하게 옮기는 게 중요하니까요.

• 사전 교육은 필수예요!

익숙한 시스템을 바꾸는 건 누구에게나 스트레스일 수 있거든요. 그래서 충분한 사전 교육을 제공하는 게 정말 중요해요. 단순히 기능을 설명하는 데 그치지 말고, 실제 업무에 어떻게 적용할 수 있는지 사례 중심으로 교육을 진행하면 훨씬 이해하기 쉬워요. 특히 툴을 도입하기 전에 테스트 기간을 두고 팀이 미리 경험해보도록 하는 것도 효과적이에요. 이렇게 천천히 적응할 시간을 주면, 도입 후에 겪는 혼란을 크게 줄일 수 있어요.

파일 백업과 데이터 검토는 철저히!

새로운 시스템으로 옮기기 전에, 기존 파일들을 꼼꼼히 백업하고 데이터 검토를 철저히 해야 해요. 데이터 이전 중에 작은 실수 하나가 나중에 큰 문제로 이어질 수 있거든요. 백업은 필수고, 이전할 데이터의 양과 구조를 미리 파악해 두는 게 중요해요. 특히, 중요한 파일들이 누락되지 않도록 체크리스트를 만들어 팀과 공유하면 도움이 될 거예요. 데이터를 안전하게 옮기는 게 시스템 변경의 가장 중요한 부분 중 하나니까, 이 과정에 시간과 노력을 아끼지 말아야 해요.

• 팀의 피드백을 반영하라

시스템 변경은 팀의 적응이 핵심이잖아요? 그래서 피드백을 꾸준히 받고 반영하는 게 정말 중요해요. 툴을 도입한 후에 팀이 어떤 점에서 어려움을 느끼는지, 개선이 필요한 부분이 무엇인지 계속 대화를 나누세요. 초기 도입 후 일정 기간 동안 문제점을 발견하고 개선하는 프로세스를 운영하면, 전체적인 전환이 더 매끄럽게 진행될 수 있어요. 이를 통해 팀이 새로운 시스템에 더 빠르게 적응할 수 있답니다.

• 천천히, 하지만 확실하게!

변화를 한꺼번에 밀어붙이기보다는 단계적으로 도입하는 게 훨씬 효과적이에요. 시스템을 하나씩 변경해가며, 그때그때 문제를 해결하고 적응할 시간을 주는 것이 중요해요. 급하게 진행할수록 더 많은 문제가 발생할 수 있거든요. 새로운 시스템에 대한 충분한 테스트 기간을 두고, 각 팀별로 어떻게 적용할 수 있을지 구체적으로 논의하면서 전환 속도를 조절하는 게 필요해요. 작은 프로세스를 쌓아가면서 시스템 전체로 확장하는 방식이 더 안정적이에요.

• 실용적인 사용 가이드 제공

마지막으로, 팀이 쉽게 참고할 수 있는 실용적인 사용 가이드를 만드는 것도 좋아요. 모든 기능을 다 설명하는 게 아니라, 자주 사용하는 기능 위주로 Q&A 형식이나 단계별 가이드를 만들어 제공하면 실무에서 바로 적용하기 쉬울 거예요. 처음부터 다 알려주려 하지 말고, 점진적으로 필요할 때마다 도움을 줄 수 있도록 자료를 준비하는 게 더 효과적일 수 있어요.

• 시스템 전환으로 배운 점

이번 시스템 전환을 통해 저는 업무 시스템의 변화가 단순히 도구를 바꾸는 일이 아니라 회사 문화와 일하는 방식 자체를 다시 돌아보게 만드는 계기가 된다는 걸 배웠어요. 특히, 시스템 전환 과정에서 예상하지 못했던 몇 가지 중요한 교훈이 있었죠

- 기술이 아닌 문화의 변화가 핵심이었다

처음엔 단순히 더 좋은 툴을 도입해 업무 효율을 높이는 게 목표였지만, 실제 변화는 조직 문화에서 일어났어요. 새로운 시스템을 도입하면서 자연스럽게 정보 공유와 협업 방식이 달라졌고, 이런 변화는 단순히 툴의 기능 때문이 아니라 팀 간의 소통 방식이 변한 결과였어요. 기술이 변화를 촉발했지만, 그 이면에는 일하는 방식과 문화적인 변화가 중요한 역할을 했죠.

- 모든 변화에는 저항이 따른다

아무리 좋은 시스템이라도, 변화에 대한 저항은 피할 수 없어요. 새로운 툴을 도입하면 기존 방식에 익숙해져 있는 분들은 불편함을 느끼고 선호하지 않는 경우도 있었어요. 그래서 단순히 "이 툴이 더 좋다"라는 설명보다는, 왜 변화가 필요한지를 충분히 이해시키는 것이 더 중요해요. 팀이 변화의 이유를 공감할 수 있을 때, 전환 과정이 훨씬 매끄럽게 진행된다는 점을 깨달았죠.

- 완벽한 시스템은 없다

아무리 뛰어난 툴이라도 모든 상황에 100% 완벽하게 맞는 시스템은 없어요. 시스템 변경으로 모든 문제가 해결될 거라고 기대해도도, 막상 사용해보니 예상치 못한 새로운 문제가 생기기도 하죠. 완벽한 시스템을 찾기보다는 우리 팀의 특성에 맞는, 팀의 분위기의 맞는 툴을 선택해 유연하게 개선해 나가는 과정이 더 중요하다는 교훈을 얻었어요.

- 팀 간의 신뢰와 협력이 중요하다

시스템 전환은 혼자서 할 수 없는 작업이에요. 여러 부서가 협력하고, 팀 간의 신뢰가 있어야 성공적으로 진행될 수 있다는 걸 느꼈어요. 특히, 새로운 툴을 사용하면서 발생하는 작은 문제들을 해결하는 과정에서 팀 간의 협력과 소통이 매우 중요했어요. 전환 과정에서 모두가 같은 목표를 바라보고, 서로 도와주면서 함께 해결해 나가는 것이 시스템 전환 성공의 핵심이라는 걸 배웠죠.

마무리하며

시스템 전환은 끝났지만, 벳칭은 여기서 멈추지 않아요. 앞으로도 팀 간 협업을 더 원활하게 하기 위한 다양한 생산성 프로젝트를 계획 중이고, 새 업무 도구를 도입할 때마다 팀의 의견을 반영해 더 나은 업무 환경을 만들기 위해 노력하고 있어요.

이번 시스템 변경은 단순히 툴을 바꾸는 게 아니었어요. 회사의 업무 방식과 협업 문화를 개선하려는 큰 시도였고, 그 덕분에 업무 효율성과 팀 간 소통이 크게 개선됐어요. 앞으로도 벳칭은 더 효율적이고 생산적인 업무 환경을 위해 계속 변화할 거예요. 비슷한 고민을 하고 있는 다른 테크 스타트업들에게 이 이야기가 도움이 되길 바라요.