개원을 앞두고 계신가요? 진료 장비와 인테리어, 허가 절차까지 모든 준비가 끝났다고 생각하시겠지만, 막상 동물병원 문을 열고 환자를 받기 시작하면 예상하지 못했던 것들이 발목을 잡곤 합니다.

실제로 개원한 선배 수의사들을 만나보면 한결같이 하는 이야기가 있어요. '아, 이것도 미리 준비했으면 좋았을 텐데'하는 후회들 말이죠. 오늘은 그런 현실적인 포인트들을 정리해봤습니다.

차트 작성 시간이 진료 시간보다 길어진다면

많은 분들이 차트 시스템을 선택할 때 기록만 할 수 있으면 되겠다고 생각합니다. 하지만 막상 운영해보면 차트 작성이 생각보다 복잡하고 시간이 많이 걸린다는 걸 깨닫게 되죠.

특히 1인 수의사 동물병원의 경우 더 심각합니다. 진료하면서 동시에 보호자 상담도 하고, 조제도 체크해야 하는데 PC 앞에만 앉아서 차트를 작성할 수 있다면 정말 답답할 거예요.

실제로는 진료실에서 손이 더러워진 상태에서도 태블릿 등 도구로 빠르게 기록할 수 있어야 하고, 과거 진료 기록을 키워드로 검색해서 비슷한 케이스를 참고할 수 있어야 합니다. 그리고 차트 작성과 동시에 조제실로 처방전이 자동 전달되는 연동성도 필요하죠.
클라우드 차트로 PC와 모바일이 완전히 연동되는 시스템을 처음부터 선택하는 게 현명합니다.

전화벨 소리가 스트레스가 될 때

처음에는 전화 예약 정도야 충분히 감당할 수 있다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 환자가 늘어나면서 하루 종일 전화가 걸려오기 시작해요. 예약 문의, 진료비 문의, 백신 일정 문의, 심지어 우리 강아지가 이상한데 어떻게 하냐는 상담 전화까지.

진료 중에 전화를 통한 진료 상담이 오면 곤란합니다. 받지 않으면 예약을 놓치고, 받으면 진료에 집중할 수 없거든요. 요즘 보호자들은 카카오톡이나 네이버를 통해 동물병원과 소통하는 걸 당연하게 여깁니다. 특히 초진 환자들은 네이버에서 동물병원을 찾아 바로 예약하려고 하는데, 이런 채널이 준비되어 있지 않으면 환자 유입 기회를 놓치게 됩니다.

온라인 예약 시스템과 자동 알림 메시지 기능을 미리 준비해두시면 전화 업무를 크게 줄일 수 있어요. 예약 확인이나 백신 알림을 자동으로 보내면 반복적인 전화가 확실히 줄어듭니다. 클라우드 동물차트 플러스벳은 네이버 예약 연동, 팔로업 메시지 기능을 제공하여 이런 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.

종이 처방전의 위험성

손글씨로 쓴 처방전을 잘못 읽어서 조제 실수가 날 뻔한 경험, 한 번쯤은 있으실 거예요. 특히 복용법이 복잡하거나 여러 약물을 함께 처방할 때는 더욱 헷갈리기 쉽죠. 하루 두 번인지 하루 세 번인지, 식전인지 식후인지... 손글씨로는 정확히 전달하기 어려운 경우가 많습니다.

차트에서 처방을 입력하면 조제실로 자동으로 넘어가는 시스템이라면 이런 실수를 원천 차단할 수 있어요. 그룹별로 약물을 나눠서 조제할 수도 있고, 사용량 통계도 자동으로 나와서 재고 관리도 훨씬 편해집니다.

직원들과의 정보 공유 문제

직원을 처음 채용한 후에 겪는 고민 중 하나가 정보 공유의 어려움입니다. 카카오톡으로 소통하다 보면 중요한 정보가 대화 속에 묻혀버려요. 특정 환자에 대한 이야기를 할 때도 '아, 그 환자가 누구였지'라며 다시 찾아봐야 합니다.

동물병원 내 소통에서 가장 중요한 건 환자 정보를 정확하게 공유하는 것인데, 별도의 메신저를 사용하면 정보가 분산되고 누락되기 쉽습니다. 전자차트 시스템 안에서 바로 소통할 수 있다면 환자나 차트, 직원을 태그해서 메시지를 보낼 수 있어서, 누구 담당의 어떤 환자에 대한 이야기인지 바로 알 수 있겠죠. 진료 중에도 실시간으로 소통할 수 있다면 팀워크도 훨씬 좋아질 것입니다.

개원 전 마지막 점검

이런 경험담들을 종합해보면, 개원 전에 꼭 확인해야 할 것들이 보입니다.

시스템을 선택할 때는 PC에서만 사용 가능한 프로그램인지, 모바일로도 연동되는지 확인해야 해요. 단순히 기록만 하는 시스템인지, 조제나 알림까지 자동화되는지도 중요합니다. 별도의 메신저를 써야 하는지, 시스템 내에서 팀원들과 소통할 수 있는지도 꼭 살펴보시기 바랍니다.

운영 준비 측면에서는 전화 예약만으로 충분한지, 온라인 채널도 준비해야 하는지 고민해보세요. 그리고 동물병원 운영 데이터를 체계적으로 쌓을 수 있는 구조인지도 확인이 필요합니다.

효율적인 시스템 구축의 중요성

개원은 정말 많은 결정을 내려야 하는 시기입니다. 하지만 무엇보다 중요한 건, 개원 후에도 지속적으로 효율적인 운영이 가능한 시스템을 처음부터 구축하는 것!

많은 개원의들이 시스템을 바꾼 후에 문제가 해결되었다고 말합니다. 플러스벳 같은 통합 솔루션을 처음부터 도입한다면, 이런 시행착오 없이 개원 첫날부터 체계적인 운영이 가능할 것입니다.

개원을 준비하고 계시는 모든 수의사분들이 '미리 준비했으면 좋았을 텐데...'하는 후회 없이, 처음부터 완성된 시스템으로 성공적인 시작을 하실 수 있기를 응원합니다.