병원 운영을 하다 보면 ‘진료 외의 일’이 끝도 없이 생겨요. 보호자에게 설명할 문서, 새 직원에게 알려줄 교육자료, 휴무 안내 공지, SNS 콘텐츠까지. 하나하나는 별게 아닌데, 하루가 끝나갈 무렵엔 이런 자잘한 일들이 생각보다 큰 부담이 되죠.

물론 외주를 주거나 템플릿을 미리 만들어둘 수도 있어요. 다만 현실적으로 매번 그렇게 움직이기는 쉽지 않죠. 그러다 보면 결국 해야 할 일들이 자꾸 쌓이고, 그때그때 넘기는 식이 반복되니까요.

병원, 동물병원 뿐만 아니라 대부분의 산업에서 이런 반복 업무를 ‘챗GPT’로 덜어내는 시도를 하고 있어요. 대단한 기술을 도입한다기보단, 매번 처음부터 만들던 글을 초안이라도 받아서 시작해보는 거예요. 병원의 시간을 조금씩 되찾아준 실제 활용 사례들을 소개해볼게요.



1. 진료 후 설명문, ‘말’이 아닌 ‘문서’로 남기기

진료가 끝난 후 보호자에게 구두로 설명을 하더라도, 막상 집에 돌아가면 보호자는 대부분 기억을 못 해요. 그래서 설명 내용을 문서로 정리해서 주는 병원도 늘고 있어요. 그런데 이걸 매번 수의사가 직접 쓰다 보면, 시간이 정말 많이 들죠. 특히 만성질환이나 반복되는 질환의 경우 같은 설명을 계속 복사 붙여넣기 하게 되고요.

이때 챗GPT는 ‘설명서 초안 자동화 도구’로 활용할 수 있어요. 예를 들어 "강아지 1세, 슬개골탈구 2기. 수술은 아직 필요 없음. 보호자에게 전달할 주의사항 중심 설명문 작성해줘."라고 입력하면, 문장 구조가 깔끔하게 정리된 안내문이 나와요. 보호자가 알아듣기 쉬운 어휘로, 병원에서 강조해야 할 포인트를 빠짐없이 담은 형태로요.

중요한 건, 이 초안을 바탕으로 병원 스타일에 맞게 조정해서 템플릿화할 수 있다는 점이에요. 질환별 설명문, 약 복용 안내문, 처치 후 관리 문서까지 병원 고유 포맷으로 저장해두면, 이후에는 시간 낭비 없이 빠르게 설명서를 출력할 수 있어요.



2. 병원 온보딩 교육, 말보다 ‘문서’가 기억에 남아요

직원이 새로 들어오면 매뉴얼은커녕 구두로 업무를 전달하는 게 대부분이에요. 전화 응대는 누가 어떻게 하고 있는지, 보호자 응대 멘트는 뭐가 표준인지, 초보 수의테크니션은 체온계를 어디에 꽂아야 하는지도 체계화되어 있지 않은 병원이 많아요.

챗GPT를 활용하면 병원 내부에 퍼져 있는 ‘말로 전해지던 규칙들’을 문서로 바꿀 수 있어요. "동물병원 신규 수의테크니션을 위한 업무 안내서 작성해줘. 전화 응대 멘트, 기본 장비 사용법, 진료 전 준비사항 중심으로."라고 입력하면, 바로 기초 매뉴얼 초안이 나와요.

그걸 병원 사정에 맞게 한두 번만 수정하면, 팀 내에서 동일한 기준으로 새 직원을 교육할 수 있어요. 병원 내 ‘서비스의 일관성’을 만드는 데도 효과적이에요. 어느 직원이 응대해도 비슷한 인상, 비슷한 안내를 받을 수 있게 되거든요.

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3. 보호자 커뮤니케이션 콘텐츠, SNS도 결국 시스템화

진료는 잘해도, 보호자와의 ‘사이클’을 만들어두지 않으면 단골이 잘 안 생겨요. 소셜미디어 운영이 중요한 이유도 여기에 있죠. 그런데 병원에서 매주 콘텐츠를 고민하기는 어렵고, 그걸 기획하고 만드는 일은 대부분 미뤄지게 돼요.

챗GPT는 ‘인스타그램 콘텐츠 아이디어 자동화’에 강해요. "5월에 올릴 동물병원 인스타그램 콘텐츠 10개. 고양이 진료, 피부질환, 여름철 진드기 주제 중심으로"라고 요청하면, 보호자가 관심 가질 만한 구체적인 소재가 정리돼서 나와요.

이걸 병원 고유의 톤에 맞게 조정해서 이미지로 만들면 끝이에요. 중요한 건 이렇게 아이디어 뼈대를 확보해 두면 SNS 운영이 ‘할까 말까’의 영역에서 ‘해야 하는 일’로 바뀌게 돼요. 병원 홍보가 아니라 병원 운영의 일부로 들어오게 되는 거죠.

4. 공지사항/포스터 제작, 외주 없이 병원 내에서 처리

휴무일, 진료 변경, 예방접종 캠페인 같은 공지문을 쓸 일이 종종 생기죠. 그런데 이걸 매번 새로 쓰거나, 외주 맡기다 보면 시간과 비용이 쌓여요. 특히 갑자기 생긴 일정 변경은 바로 공지하지 않으면 보호자 혼선이 생길 수 있고요.

이럴 때 챗GPT에 "5월 6~8일 휴진 예정입니다. 보호자에게 부드럽게 안내하는 병원 공지문 작성해줘."라고 입력하면, 바로 사용할 수 있는 문장이 나와요. ‘정중하지만 부담스럽지 않은 톤’으로 보호자에게 안내할 수 있고, 출력용 포스터 문구로도 충분히 써요.

심지어 카카오 알림톡, 네이버 블로그, 병원 현수막용 문구까지 용도에 맞게 분리해서 만들 수도 있어요. 한 번 만들어둔 템플릿을 복사해서 재사용하면, 향후 동일한 작업에 드는 리소스가 거의 0이 되죠.

5. 내부 프로세스 개선 회의, 실마리를 챗GPT가 던져줘요

병원 운영의 본질적인 문제는 늘 시간이 부족하다는 거예요. 환자는 많은데, 결제는 밀리고, 보호자는 재진 날짜를 잊어버리고, 직원 간 업무 분담은 늘 엇갈려요. 이런 문제를 ‘왜 이런 문제가 생기는지’부터 정리해야 개선이 가능해요.

챗GPT는 병원 운영 문제의 ‘원인 정리’나 ‘개선 아이디어 정리’에 강점이 있어요. 예를 들어 "수의사 2명, 테크니션 3명 병원에서 재진율을 높일 수 있는 운영 개선 아이디어 5가지"라고 입력하면, 기존 병원들이 시도했던 방식이나 새로운 구조 제안이 나와요.

그중에서 병원에 맞는 방향을 선택해서 시도하면 돼요. 물론 GPT가 해주는 건 어디까지나 초안이에요. 하지만 막연한 생각이 ‘실행 가능한 단위’로 나뉘는 것만으로도 회의 시간이 단축되고, 시도해볼 수 있는 개선안이 구체화돼요. 내부 회의에서 아이디어를 끌어내는 데도 챗GPT는 훌륭한 도구가 될 수 있어요.

기록만 하던 병원에서, 일을 줄이는 병원으로

챗GPT는 병원에서 ‘기록 → 공유 → 반복’되는 과정을 줄이는 데 꽤 유용해요. 진료 내용은 수의사가 판단하지만, 그 외에 반복되는 설명문이나 공지, 교육자료 같은 건 굳이 매번 새로 만들 필요는 없거든요. 병원은 진료에 집중하고, 반복 업무는 자동화할 수 있는 구조를 만들어야 효율이 생겨요.

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