동물병원에 새 직원이 들어오면 늘 반복되는 일이 있어요. 기본 업무 설명부터 보호자 응대 멘트, 점심시간이나 유니폼 위치까지 같은 설명을 매번 다시 하게 되죠. 담당자가 정해져 있으면 다행인데, 그렇지 않으면 그때그때 시간이 지연되고 설명 내용도 들쭉날쭉해요. 병원이 바쁜 날이면 이런 부분들이 꽤 부담이 돼요. 그래서 요즘은 온보딩 매뉴얼을 직접 만들어두는 병원들이 하나둘씩 생기고 있어요.

매뉴얼 하나 있으면 정말 편해져요

병원 일은 단순하게 설명하기가 어려워요. 접수 보고 진료실 들어가고, 보호자에게 안내하고 수납도 해야 하죠. 특히 보호자 응대나 장비 사용 같은 일들은 처음 들어온 직원이 제일 어려워하는 부분이에요.

​그런데 매번 설명하기는 어렵고, 문서로 정리하려니 막막하잖아요. 이럴 때 챗GPT 같은 도구를 쓰면, 생각보다 금방 초안이 나와요. 병원에서 쓰는 말투 그대로, 필요한 부분만 정리하면 돼요.

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챗GPT로 온보딩 매뉴얼 만드는 방법

방법은 정말 간단해요. 자주 설명하는 내용을 중심으로 챗GPT한테 말을 걸면 돼요. 예를 들면 이런 식이에요.

• 신규 직원 첫날 일정 안내문 만들어줘. 오전 9시에 출근하고, 유니폼 지급하고, 팀 소개하는 흐름으로 정리해줘.

• 진료 예약 전화 받을 때 응대 멘트와 흐름 정리해줘.

• 초진 보호자 응대 절차를 문서 형식으로 정리해줘.

​이렇게 요청하면 자연스럽게 문장으로 정리해줘요. 거기서 우리 병원 스타일에 맞게 조금만 손보면, 매뉴얼로 바로 쓸 수 있어요.

💡 챗GPT를 병원에 바로 적용하고 싶은 선생님들을 위해, 동물병원에 바로 적용할 수 있는 실전 예시와 안내문 샘플을 담은 전자책을 준비했어요. 링크에서 확인해보세요.

서울 A병원에서 이렇게 활용했어요

서울 마포에 있는 A 동물병원은 작년에만 신규 직원이 세 명이나 들어왔어요. 그런데 그때마다 기존 직원이 돌아가면서 설명해주다 보니, 전달하는 내용이 조금씩 달랐어요. 직원마다 보호자 응대 방식이 다르니까 진료실 분위기도 자꾸 달라졌고요.

그래서 A병원은 올해 초부터 챗GPT로 자주 설명하는 내용을 정리했어요. 그걸 구글 문서로 저장해놓고, 새 직원에게 첫날 출력해서 줬어요. 주로 이런 내용들이 있었어요.

1) 병원 조직도랑 각 팀별 역할
2) 보호자 응대 멘트, 전화 예약 스크립트
3) 진료 흐름 요약
4) 체온계나 진료대 같은 장비 사용법

그 결과, 교육 시간이 절반으로 줄었고 새 직원들도 업무에 빨리 적응할 수 있었대요. 보호자 응대에 대한 자신감도 확실히 높아졌다고 해요.

어떻게 시작하면 좋을까요?

1단계. 병원 운영 흐름을 글로 정리해보세요
먼저 우리 병원의 하루 흐름을 순서대로 써보는 게 좋아요. 처음부터 완벽하게 정리할 필요는 없어요.

​예를 들어,

• 출근 → 유니폼 착용 → 접수 준비

• 보호자 응대 → 진료 보조 → 처치 정리 → 수납

• 마감 정리 → 퇴근

​이런 식으로 흐름을 간단히 적어두면, 어떤 구간에서 어떤 설명이 필요한지 한눈에 보여요. 새 직원이 어떤 과정을 밟게 될지도 자연스럽게 정리돼요.

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2단계. 자주 설명하게 되는 내용을 목록으로 뽑아보세요
이건 직원 교육할 때 매번 반복해서 말하게 되는 것들이에요. 대표적으로 이런 질문들이 있어요.

• 점심시간은 언제예요?

• 전화 받을 때 뭐라고 해야 해요?

• 백신 종류는 어디서 확인해요?

• 접종 스티커는 어디에 붙여요?

• 무인접수 태블릿은 어떻게 껐다 켜요?

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이런 항목들은 그 자체로 매뉴얼 항목이 돼요. 모르면 헷갈리는 것들, 누가 설명하든 동일하게 전달되어야 하는 정보들부터 정리하면 돼요.

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3단계. 챗GPT에게 문장으로 요청해보세요
챗GPT를 사용할 땐, 마치 동료한테 부탁하듯 말하는 게 좋아요. (*GPT는 할루시네이션 가짜 정보를 포함할 수 있어요. 외부에 노출하기 전에 꼭 사실 여부를 확인해 주세요.)

예를 들면,

• “병원 백신 종류랑 접종 간격을 한눈에 볼 수 있게 정리해줘.”

• "진료 예약 전화를 받을 때 사용하는 기본 멘트랑 흐름을 스크립트 형식으로 만들어줘.”

• “초진 보호자가 왔을 때 접수부터 진료, 수납까지 어떤 흐름으로 안내하는지 매뉴얼로 만들어줘.”

이렇게 요청하면 내용이 정리된 문서 초안이 나와요. 이걸 바탕으로 실제 병원 환경에 맞게 손보면 훨씬 수월하게 정리할 수 있어요.

​4단계. 완성된 초안을 병원 스타일에 맞게 다듬으세요
챗GPT가 만들어주는 건 어디까지나 기본 뼈대예요. 예를 들어, GPT가 “점심시간은 12시-1시”라고 작성했는데 우리 병원은 1시-2시라면 그 부분만 바꿔주면 돼요.

​예를 들어,

• GPT: “안녕하세요, 무엇을 도와드릴까요?”

• 우리 병원: “안녕하세요~ 접수 도와드릴게요!”

​또한 응대 멘트도 우리 병원 분위기에 따라 다를 수 있으니 말투나 표현을 조금씩 손봐주세요. 이런 작은 차이들이 실제 병원 분위기를 좌우해요.

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5단계. 매뉴얼을 어디에 보관할지 정해두세요
정리된 매뉴얼은 출력해서 첫날 나눠주거나, 구글 드라이브·사내 채팅방에 고정해두면 좋아요. PDF로 만들어 공유하면 모바일로도 바로 확인할 수 있어요.

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매뉴얼 하나로 병원 분위기가 달라져요

​누구한테 배우느냐에 따라 내용이 다르면, 결국 실수로 이어지기 쉬워요. 보호자 응대나 진료 흐름도 자꾸 바뀌고요. 직원 입장에서도 헷갈리고, 보호자 눈에는 병원이 정리가 안 돼 보일 수 있어요.

​반대로, 어디서든 똑같은 내용을 듣게 해주면 병원 운영이 훨씬 매끄러워져요. 새로운 직원도 안정감을 느끼고, 기존 직원들도 반복 설명에서 벗어날 수 있어요. 챗GPT를 활용하면 문서 초안을 빠르게 만들 수 있어서 시작이 훨씬 쉬워요. 기존에 정리해둔 자료가 있다면, 그걸 다듬는 데도 잘 맞고요.

​온보딩 매뉴얼은 그냥 직원 교육 문서로만 끝나는 게 아니에요. 병원 안의 흐름을 정리하고, 분위기를 하나로 만들어주는 기준점이 돼요. 누가 오더라도 같은 방향으로 움직일 수 있게 해주는 거죠.

​한 번 만들어두면 다음부터는 훨씬 편해져요. 직원 간 오해도 줄고, 보호자 응대도 훨씬 안정돼요. 우리 병원만의 방식으로, 꼭 필요한 내용만 담아서 온보딩 매뉴얼 만들어보세요. 생각보다 금방 끝나요. 그리고 정말 오래, 유용하게 쓰이게 될 거예요.

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​마치며

​처음 작업이 까다롭지만 온보딩 매뉴얼은 병원 운영의 기준이 됩니다. 처음 배우는 직원이든, 오래 일한 직원이든, 누구나 같은 기준 안에서 움직일 수 있을 때 병원은 더 단단해져요. 하루하루 바쁜 진료 속에서도 흐름이 안정되고, 보호자에게도 더 신뢰감을 줄 수 있어요. 보호자 응대, 진료 흐름 관리까지 — 병원 운영의 핵심을 자동화하고, 체계화할 수 있도록 돕는 차트 플러스벳를 이용해 보세요!