반복되는 병원 커뮤니케이션, 여전히 손으로 쓰고 계신가요?

병원 운영을 하다 보면 공지문 작성이 의외로 잦습니다. 진료시간 변경, 임시 휴무, 백신 캠페인, 신규 서비스 안내, 계절성 질환 예방 등. 내용은 자주 비슷한데, 매번 새로 쓰려니 문장이 어색하거나, 보호자 반응이 애매한 경우도 있었을 거예요.이런 커뮤니케이션 작업을 챗GPT로 '표준화'하고 '반복 가능'하게 만들면 병원은 불필요한 에너지 소모를 크게 줄일 수 있어요.

왜 공지문이 ‘비효율 업무’의 대표일까

• 문장은 짧지만 수정이 잦다: 병원명, 일정, 문체, 전달 채널에 따라 계속 바꿔야 하죠.

• 사람마다 표현이 다르다: 대표원장님이 직접 쓸 때, 직원이 대신 쓸 때 말투나 톤이 달라져 신뢰감이 흔들릴 수 있어요.

• 디자인까지 신경 써야 한다: 단순 텍스트로는 주목도가 떨어지기 때문에, 포스터 디자인까지 신경 써야 하는 경우가 많습니다.

결국 10줄짜리 안내문 하나에도 생각보다 시간이 많이 들게 됩니다. 챗GPT는 이 과정을 문장 자동화, 표현 통일화, 디자인 연계까지 한 번에 해결해줘요. 단, 명확한 프롬프트 구조와 병원 브랜드 톤만 잘 세팅해두면요.

💡 챗GPT를 병원에 바로 써보고 싶은 선생님들을 위해, 동물병원에 바로 적용할 수 있는 실전 예시와 안내문 샘플을 담은 전자책을 준비했어요. 링크에서 확인해보세요.

챗GPT로 공지문을 만들 땐 ‘구조화된 프롬프트’가 핵심

아래는 실제로 많이 쓰이는 챗GPT 프롬프트 구조예요. 병원마다 자주 쓰는 공지문 유형에 맞게 미리 템플릿을 저장해두면 편리합니다.

동물병원에서 보호자에게 안내할 안내문을 만들어줘.

​목적: [휴무 안내 / 진료시간 변경 / 백신 접종 권장 등]

병원명: [하리루동물병원]

대상: [보호자]

톤앤매너: [신뢰감 있고 부드러운 말투, 공손하지만 너무 딱딱하지 않게]

출력형태: [A5 포스터용 문구 / 문자 알림용 100자 요약]

전달방식: [카카오 알림톡 / 대기실 태블릿 / 인스타그램 이미지 포스트 등]

이렇게 구조화된 요청을 하면 챗GPT는 의도에 딱 맞는 문구를 만들어줍니다.

​여기서 더 발전된 활용법은 ‘추가 예외 처리’를 넣는 거예요.

​예를 들어,
특정 문구(예: '~에 불편을 드려 죄송합니다')는 꼭 포함시키기
병원 고유 표현(예: '하리루동물병원 친구들')을 써달라고 요청하기
주의사항 강조 시, 굵은 글씨 또는 문장 분리 요청

이런 요청을 한 번에 정리해두면 챗GPT는 참고용 글을 작성하는 것에서 한 단계 나아가 우리 동물병원의 전담 에디터가 됩니다.

보호자 반응이 좋아지는 포인트 2가지

챗GPT로 만든 문구라고 해서 기계적인 느낌이 들진 않나요? 그렇지 않아요.오히려 아래 두 가지를 신경 쓰면 챗GPT가 만든 안내문이 더 '잘 읽히는 글'이 됩니다.

1) ‘읽는 사람’ 중심의 문장 구조

'병원이 쉽니다'보다 '보호자님의 내원 일정에 참고 부탁드립니다'가 훨씬 부드럽고 명확하죠.챗GPT는 이런 문장 구조를 잘 다루기 때문에, ‘내가 직접 쓴 것보다 낫다’는 피드백도 많아요.

2) 글의 리듬과 단락 구분

긴 글이더라도, 2~3줄 단락으로 나눠주면 대기실에 붙였을 때 가독성이 확 올라갑니다.'보호자님께 안내드립니다.''5월 1일부터 4일까지 병원 휴무입니다.''진료 예약 시 참고 부탁드립니다.' 이렇게 구성하면 시각적으로도 명확하죠.

챗GPT + 디자인 툴 + 전송 채널 = 자동화 완성형 프로세스

문구를 만들었다면, 이제는 전달 방식까지 고민해야죠. 보호자에게 효과적으로 전달하기 위해 아래처럼 자동화 루틴을 정리해두면 정말 편리해요.

특히 플러스벳은 재진 방문 유도를 위한 팔로업 문자 발송 시 보호자 기록 연동이 한 번에 되기 때문에, GPT로 문구만 만들면 바로 붙여 넣고 전송까지 가능해요.

활용 주의사항도 잊지 마세요

챗GPT는 어디까지나 병원 내부 상황을 모릅니다.진료 시간, 병원 위치, 전화번호 등 고정 정보는 직접 검수해야 하고,백신 간격이나 질병 관련 정보는 수의학적 사실 확인을 반드시 해야 합니다.즉, ‘기초 문장 설계 → 병원 데이터 반영 → 검수’는 여전히 사람의 몫이에요.

플러스벳으로 '행정 자동화’를 시작하세요

챗GPT로 문구를 만들고, 플러스벳에서 보호자 발송용 메시지에 내용을 입력하기만 하면 ‘휴무일을 보호자에게 안내하지 못해 병원 앞에서 헛걸음하는 일’, ‘계절성 백신 공지가 누락돼 환자가 줄어드는 일’ 이런 불편은 이제 줄일 수 있어요.